Anonim
K.Chuansakul / Shutterstock
  • Timpul biometric și sistemele de prezență utilizează scanări de amprentă, față, palmă sau iris pentru a înregistra timpul de lucru.
  • Illinois, Texas și Washington au toate legile care reglementează modul în care sunt înregistrate, stocate și utilizate biometricele.
  • Întreprinderile din aceste state trebuie să înțeleagă legile și să se asigure că au politici pentru modul în care se adună consimțământul, cum sunt stocate datele și cum și când sunt distruse.
  • Angajații pot refuza furnizarea de scanări biometrice, dar angajatorii le pot rezilia pentru aceasta.
  • Toate întreprinderile ar trebui să fie la curent cu aceste legi, deoarece alte state au legislație similară pendinte.

A existat un moment în care utilizarea unei amprente sau a scanării faciale pe locul de muncă a fost rezervată pentru locuri de muncă extrem de sensibile sau pentru poziții guvernamentale de top secret. Astăzi, însă, biometria este din ce în ce mai frecventă în toate tipurile de afaceri.

Legăturile sale cu timpul și sistemele de prezență contribuie la creșterea colectării datelor biometrice la locul de muncă. Multe din sistemele de astăzi și de prezență oferă opțiunile de înregistrare a timpului angajaților prin amprentă, palmă, iris sau scanare facială.

Cu toate acestea, pe măsură ce aceste tipuri de sisteme devin mai proeminente, apar numeroase probleme legale în jurul utilizării lor. În timp ce în prezent doar mai multe state au legi cu privire la cărțile care reglementează modul în care biometria poate fi utilizată la locul de muncă, asta nu înseamnă că mai multe state nu vor urma. În acest sens, Kevin Kelly, partener în grupul Locke Lord forță de muncă și ocuparea forței de muncă, a declarat că toate întreprinderile ar trebui să fie conștiente de aceste probleme.

„Întreprinderile trebuie să fie conștiente de cerințele semnificative de conformitate asociate cu implementarea sistemelor biometrice de timp și de prezență”, a spus Kelly. "Eșecul angajatorului de a avea un program de conformitate corespunzător în vigoare poate duce la o răspundere semnificativă."

Sisteme biometrice și de prezență

Urmărirea prezenței și a timpului angajaților este o sarcină esențială pentru multe întreprinderi. Fără înregistrări precise, angajatorii ar putea plăti angajații pentru timpul în care nu au lucrat.

Știind impactul imens pe care îl poate avea asupra liniei lor de fund, mulți angajatori au picat foile de lucru pe hârtie sau cronometrele vechi în favoarea soluțiilor de timp și asistență digitale. Aceste sisteme automatizează întregul proces de urmărire a timpului. Păstrează date detaliate în timp real de când angajații vin și pleacă, pe care îi transferă automat într-o soluție de salarizare la timp pentru plata.

Nota editorului: Dacă sunteți în căutarea informațiilor care să vă ajute să alegeți ora și sistemul de asistență adecvat pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerii noștri furnizori să vă contacteze cu informații gratuite.

widget acquirezone

Aceste tipuri de sisteme sunt reduse cu privire la furtul timpului angajaților Deoarece muncitorii trebuie să se orienteze și să iasă în fiecare zi în mod digital, nu se notează pur și simplu când încep și își termină ziua. Acest lucru elimină posibilitatea ca angajații să fie plătiți pentru timpul în care nu sunt efectiv la ceas.

Cercetările efectuate de TSHheet-urile furnizorului de sistem și de asistență au constatat că aproape jumătate dintre angajații americani recunosc furtul în timp. Acest lucru costă angajatorii mai mult de 11 miliarde de dolari pe an.

Sistemele de astăzi și de asistență permit angajaților să-și gestioneze timpul în diferite moduri, inclusiv prin intermediul computerelor, dispozitivelor mobile, codurilor PIN și a cardurilor de glisare și ecusoane. Cu toate acestea, toate aceste opțiuni deschid posibilitatea de a perfora amice. Perforarea amicilor este atunci când un angajat se închide sau iese pentru unul dintre colegii săi. Studiul TSheets a constatat că 16% dintre angajații americani recunosc perforarea amicilor, ceea ce costă întreprinderile americane 372 milioane dolari pe an.

Cea mai bună modalitate de a combate perforarea amicilor este folosirea ceasurilor biometrice. Un număr tot mai mare de timp și sisteme de prezență oferă acum o formă de biometrie. Ceasurile biometrice obligă angajații să poată intra și ieși folosind o amprentă, palmă, facială sau scanare irisă. Solicitarea unei astfel de scanări elimină opțiunea ca un angajat să-și orienteze sau ieșește unul dintre colegii de serviciu și asigură că angajatorii nu plătesc timp pentru care un angajat nu a lucrat. [Căutați un sistem de timp și de prezență? Vezi cele mai bune ponturi și recenzii.]

Cu toate acestea, modul în care sunt stocate aceste scanări și modul în care angajații sunt notificați cu privire la cerințele de scanare și stocare biometrice au deschis o serie de probleme legale.

Legile biometrice actuale și legile sistemului de prezență

În prezent, trei state - Illinois, Texas și Washington - au legi specifice cu privire la utilizările biometrice la locul de muncă.

"Cea mai tare problemă juridică în acest moment este aceea că mai multe state (Illinois, Washington, Texas) au adoptat legi care reglementează modul în care companiile pot colecta, stoca și dezvălui informații biometrice (cum ar fi scanarea degetelor sau a retinei utilizate frecvent de sistemele de cronometrare) și altele similare legislația este pendinte în multe alte state ", a declarat Lauren Daming, asociată cu firma de avocatură Greensfelder.

Illinois a fost primul care a aprobat legislația în acest sens. Parlamentarii au adoptat Legea privind informațiile privind confidențialitatea biometrică din Illinois în 2008. Legea din Illinois necesită obținerea consimțământului înainte de colectarea datelor biometrice și reglementează modul în care datele sunt dezvăluite, profitate, protejate și păstrate.

Texas a urmat în 2009, adoptând legislația care impune întreprinderilor să obțină consimțământul în cazul în care vând, închiriază sau dezvăluie informații biometrice și stabilește modul în care informațiile biometrice sunt stocate și protejate. De asemenea, acesta prevede că datele biometrice trebuie distruse în termen de un an de la colectarea lor.

În 2017, Washingtonul a adoptat o lege care explică modul în care informațiile biometrice sunt colectate, stocate și utilizate.

Philip Gordon, care co-prezidează intimitatea Littler și grupul de practică a controalelor de fond, a declarat că angajatorii din New York sunt interzise să impună angajaților să fie amprenta.

"Departamentul Muncii din New York a interpretat această lege, într-o scrisoare de aviz informală, pentru a se aplica unei cerințe ca angajații să plaseze degetul pe un scaner pentru un ceas biometric", a spus Gordon.

Procesele biometrice la locul de muncă

Illinois este statul care a văzut cea mai mare activitate în jurul acestei legislații, deoarece, spre deosebire de Texas și Washington, are un drept de acțiune privat.

"Illinois Biometric Privacy Act are un drept de acțiune privat care a atras multă atenție din partea avocaților reclamanților, deoarece zeci de procese de acțiune în clasă au fost depuse în ultimii ani", a spus Daming. "BIPA include sancțiuni legale de 1.000 $ sau 5.000 dolari per încălcare, care se pot adăuga la daune potențiale semnificative, deoarece avocații reclamanților susțin că fiecare scanare individuală a degetului unei persoane pentru a intra sau ieși constituie o încălcare separată a faptei."

Un astfel de proces implică producătorul de oțel din Illinois A. Finkl & Sons Co. Potrivit BiometricUpdate.com, compania se confruntă cu un proces de acțiune de clasă care susține că angajații nu au fost solicitați să acorde consimțământul de a folosi amprentele lor pentru a intra și ieși. În plus, aceștia susțin că nu au primit niciodată detalii despre modul în care informațiile sunt stocate și când acestea ar fi distruse.

Gordon a spus că, din moment ce Illinois permite executarea de către persoane fizice, spre deosebire de agențiile guvernamentale și permite recuperarea daunelor statutare, au fost depuse acțiuni de clasă împotriva a peste 200 de angajatori cu angajați din Illinois.

Respectarea legilor biometrice la locul de muncă

Pentru a vă asigura că respectați legile biometrice, mai întâi trebuie să vă dați seama ce legi se aplică afacerii dvs. și ce cer aceste legi, potrivit Daming.

"Apoi, ei trebuie să ia un inventar al datelor pe care le colectează, le stochează sau le utilizează și să ia în considerare dacă acestea constituie" informații biometrice "în conformitate cu orice lege aplicabilă", a spus Daming. "Acest inventar ar trebui, de asemenea, să examineze modul în care informațiile sunt colectate, cum sunt stocate și pentru cât timp, cum sunt distribuite sau dezvăluite și pentru ce scop sunt folosite."

Kelly a spus că consimțământul de colectare este o problemă majoră de care trebuie să fie conștienți angajatorii, în special în Illinois.

"Întreprinderile care utilizează cronometre biometrice trebuie să fie sigure că au un program complet de conformitate în vigoare, care îndeplinește toate cerințele legii aplicabile", a spus el. "În Illinois, de exemplu, un astfel de program de conformitate ar necesita, printre altele, ca angajatorul să obțină consimțământul scris al fiecărui angajat înainte de a utiliza informațiile biometrice ale angajatului."

Angajatorii ar trebui să elaboreze o politică completă care să descrie modul în care informațiile sunt colectate, la ce sunt folosite, cum sunt stocate și pentru cât timp și când sunt distruse, a spus Daming.

"Companiile care utilizează sisteme de cronometrare biometrice ar trebui să se asigure, de asemenea, că polițele lor de asigurare oferă acoperire pentru cererile care ar putea fi aduse în conformitate cu legile privind confidențialitatea biometrică", a spus ea. "Companiile ar trebui, de asemenea, să se asigure că orice terțe părți cu care interacționează și împărtășesc date - cum ar fi companiile cu salarii - sunt în conformitate cu legile aplicabile."

Întreprinderile care operează în mai multe state sau au angajați care sunt reprezentați de un sindicat au alți câțiva factori de luat în considerare. Daming a spus că cei care au locații în mai multe state ar trebui să elaboreze politici care să armonizeze cerințele în jurisdicții, în timp ce cei care au angajați sindicali ar trebui să ia în considerare dacă o politică propusă sau o procedură modificată legată de calendarul poate declanșa obligații de negociere sau necesită o altă comunicare cu un reprezentant. uniune.

Opțiunile angajaților

O singură opțiune pe care o au angajații când vine vorba de biometrie este să refuze să ofere amprentă sau scanare facială. Cu toate acestea, asta ar putea duce foarte bine la un angajat care își pierde locul de muncă.

"În conformitate cu legea Illinois aplicabilă pentru cronometrele biometrice, angajații trebuie să își dea consimțământul în scris înainte ca un angajator să poată utiliza informațiile biometrice ale angajatului și, prin urmare, un angajat poate refuza să ofere un astfel de consimțământ", a spus Kelly. "Cu toate acestea, angajatorii pot face ca acest consimțământ să fie o condiție de angajare, ceea ce înseamnă că angajatul nu va putea continua angajarea decât dacă este acordat un astfel de consimțământ."

Gordon a spus că, chiar și în situațiile în care nu este necesar consimțământul, angajatorii pot lăsa un angajat să meargă dacă refuză să le furnizeze scanarea biometrică.

„În jurisdicțiile în care angajatorii nu au obligația de a obține consimțământul angajaților, angajatorii pot, de asemenea, să condiționeze angajarea sau să continue angajarea, folosind o amprentă sau scanări faciale supuse obiecțiilor pe motive religioase”, a spus Gordon.

Daming a spus în cazurile în care un angajat refuză pe motive religioase sau are o condiție fizică care îi împiedică să furnizeze o scanare, probabil că angajatorii ar trebui să ofere o metodă alternativă pentru a intra și ieși.

Viitorul legilor biometrice

Deși în prezent, legile biometrice se aplică doar angajatorilor din câteva state, Gordon consideră că legile privind confidențialitatea vor continua să crească în toată țara. El a spus că mai multe state au deja legislație pendinte modelată după legile din Illinois și Texas.

"San Francisco a adoptat recent interzicerea utilizării legii de recunoașterea facială", a spus Gordon. „În timp ce această ordonanță nu se aplică angajatorilor privați, alte guverne ale orașului sau ale statului ar putea adopta interdicții extinse în viitor”.

Damingul este de acord că legile privind confidențialitatea biometrică vor deveni mai răspândite.