Anonim
robuart / Shutterstock

Cum să alegeți un serviciu de fax online

Poate să nu pară o metodă modernă de comunicare, dar faxul este încă o tehnologie viabilă în 2019. Companiile de toate dimensiunile din întreaga lume trimit și primesc în continuare faxuri, în special cele care lucrează cu agenții guvernamentale sau sunt în industria medicală.

Cu toate acestea, aparatele de fax au fost în mare parte înlocuite cu soluții digitale, deoarece câteva companii furnizează servicii de fax online care vă permit să trimiteți și să primiți faxuri prin contul dvs. de e-mail. În loc să trebuiască să imprimați faxurile și să le fișcați pentru păstrare, puteți stoca mesajele fax în siguranță în cloud. Unele servicii vă permit să editați și să semnați documente digitale, reducând în continuare necesitatea de a le tipări, ceea ce vă economisește bani pentru întreținerea mașinii, cerneală și hârtie.

Dacă dumneavoastră sau compania dvs. căutați să încorporați un serviciu de fax online în fluxul de lucru al biroului dvs., iată câteva lucruri pe care ar trebui să le rețineți în timp ce selectați un serviciu de fax de afaceri.

Dacă sunteți gata să alegeți o soluție de fax, consultați recomandările noastre de servicii de fax online, cele mai bune alegeri de recenzii și o listă cuprinzătoare de furnizori de fax online.

Cum funcționează serviciile de fax online

Timp de zeci de ani, aparatele de fax tradiționale au funcționat prin traducerea documentelor scanate într-un ton audio, care a fost apoi transmis pe liniile telefonice. Întreprinderile aveau nevoie de un număr de telefon separat și de o mașină voluminoasă pentru a utiliza această tehnologie. Astăzi, faxul se poate face online - fără o linie telefonică dedicată și utilaje suplimentare.

Serviciile de fax online iau un fișier digital și îl trimit folosind o adresă de e-mail specială care include numărul de fax al destinatarului (de exemplu, [email protected]) sau prin site-ul web al vânzătorului.

Când trimiteți faxuri online, furnizorul dvs. de servicii traduce documentele încărcate în formatul corespunzător, astfel încât aparatul de pe celălalt capăt să le poată citi și apoi să le trimită către aparatul de fax al destinatarului. În mod similar, atunci când primiți faxuri, furnizorul de servicii traduce documentul faxat într-un format digital pe care îl puteți citi online, apoi livrează faxul în căsuța de e-mail.

Beneficiile serviciilor de fax online

Un serviciu de fax online este o opțiune viabilă pentru o afacere mică din mai multe motive, dar principalul beneficiu este reducerea costurilor.

Cu un serviciu de fax online, nu este necesară achiziționarea, operarea și întreținerea unei mașini separate cu propria linie telefonică. Fără a fi necesar să imprimați documente înainte de a le trimite prin fax, procesul de încărcare a fișierelor direct la serviciu economisește timp și bani, reducând în același timp risipa de hârtie. De asemenea, este demn de remarcat faptul că, dacă compania dvs. trimite rareori faxuri, poate nu are sens să investească în metodele tradiționale de fax.

Comoditatea este un alt punct important de vânzare; nu trebuie să vă aflați la biroul dvs. sau în apropierea unui aparat de fax pentru a trimite și primi documente. Gestionarea faxurilor de intrare și de ieșire cu un serviciu de fax online este la fel de simplă precum accesul la computer sau instalarea unei aplicații pe smartphone-ul sau pe alt dispozitiv mobil.

Funcții și opțiuni de fax online

Împreună cu posibilitatea de a trimite și primi faxuri, serviciile de fax online oferă, de obicei, o serie de funcții pentru a le spori gradul de utilizare și securitate, deși unele funcții costă suplimentar. Unele servicii oferă o aplicație mobilă, alerte mobile, integrare cu software-ul existent, cum ar fi Microsoft Outlook, timpi de livrare prestabiliți, semnături electronice, foi de acoperire personalizabile, posibilitatea de a trimite mai mulți destinatari simultan și posibilitatea de a trimite faxuri primite către mai multe adrese de e-mail.

Faxurile conțin adesea informații sensibile, mai ales dacă afacerea dvs. lucrează cu furnizori de servicii medicale sau agenții guvernamentale. Pentru a vă proteja transmisiile, majoritatea furnizorilor de servicii includ o formă de protecție a datelor, inclusiv criptarea SSL sau PGP, precum și protecția cu parolă. Unii respectă, de asemenea, HIPAA. Unii furnizori taxează suplimentar pentru aceste funcții, așa că este important să verificați înainte de a lua o decizie.

O altă opțiune comună este utilizarea unui număr de fax gratuit sau local. Majoritatea serviciilor oferă servicii de fax pe distanțe lungi și internaționale, deși adesea vin cu o taxă suplimentară în funcție de țara de destinație.

Unii furnizori de fax oferă planuri de trimitere sau numai de primire, dar multe companii mici trebuie să facă ambele. Unele servicii limitează, de asemenea, numărul de faxuri pe care le puteți stoca, în timp ce altele limitează timpul în care un fax poate fi arhivat.

Prețuri pentru serviciile de fax online

Există multe opțiuni de luat în considerare atunci când adoptați un serviciu de fax pentru afacerea dvs. Cât de mult intenționați să utilizați serviciul și cât doriți să cheltuiți trimiterea și primirea de faxuri sunt elemente importante de luat în considerare.

În cercetarea noastră, am constatat că aproape fiecare soluție de fax online operează pe un model de abonament lunar. Taxele de bază variază între 5 și 50 USD pe lună, cu diferite niveluri de servicii care oferă funcții diferite. Acest preț vine, de obicei, cu o cantitate stabilită de faxuri de intrare și / sau de ieșire, de la doar câteva pagini pe lună la mii de pagini. Dacă trimiteți sau primiți mai multe pagini sau faxuri decât limita dvs. lunară, companiile percep taxe de plată cuprinse între 3 și 12 cenți pe pagină în contul dvs. Unele servicii percep taxe de configurare unice, care variază între 10 și 25 dolari.

Ca o alternativă la un plan cu o taxă lunară, unele servicii de fax oferă un plan de plată. În acest model, nu plătiți nicio taxă lunară, ci plătiți în schimb pentru fiecare fax pe care îl trimiteți. Desigur, acest tip de plan are cel mai mult sens financiar pentru entitățile care nu trimit multe faxuri în fiecare lună.

Deoarece faxul este încă utilizat pe scară largă pentru a trimite documente sensibile către clienți sau furnizori din țări străine - inclusiv localități avansate din punct de vedere tehnologic, cum ar fi Japonia - unele servicii oferă funcții de fax internațional la un cost suplimentar. Prețul variază în funcție de locație, dar fii gata să plătești oriunde de la 2 cenți până la un cuplu de dolari sau mai mult pentru fiecare fax internațional pe care îl trimiți, în funcție de țara la care trimiteți documentele.

Cum să alegeți un serviciu de fax online

Deși există numeroși furnizori de servicii de fax din care să aleagă și detaliile fiecăruia pot părea similare, există câteva puncte cheie de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți o soluție de fax pentru afacerea dvs. Iată câteva sfaturi care vă ajută să evaluați serviciile de fax și să găsiți cea mai bună opțiune pentru afacerea dvs.

1. Evaluează-ți nevoile.

Cunoașterea volumului de faxuri pe care trebuie să le trimiteți și să le primiți în fiecare lună este esențială pentru a găsi furnizorul de servicii adecvat. Dacă nu trimiteți o mulțime de faxuri, puteți alege un plan ieftin cu o limită de fax lunară mai mică. În schimb, dacă aveți o mulțime de faxuri de trimis, veți dori să cheltuiți câțiva dolari mai mult pentru o limită mai mare, astfel încât să puteți evita comisioanele. Unii furnizori oferă „pachete corporative” pentru întreprinderile care trimit un volum mare de faxuri în fiecare lună. Luați în considerare ceea ce ați trimite și primi în mod fezabil într-o lună și alegeți un plan care să se potrivească.

2. Contactați furnizorii.

A ajunge la vânzători este o modalitate bună de a evalua nu doar produsul lor, dar și serviciul pentru clienți. Atenție la modul în care reprezentanții serviciilor clienți discută despre ofertele companiei. Sunt ele în avans cu privire la costuri? Explică succint funcțiile incluse? Încearcă, evident, să te împingă într-o vânzare? Este important să știți cum veți fi tratat dacă lucrurile merg lateral, și să obțineți o singură dată la telefon poate ajuta la ilustrarea modului în care s-ar reduce.

3. Înțelegeți structurile de taxe.

Taxele ascunse și costurile neașteptate sunt cele mai grave. În timp ce majoritatea furnizorilor de servicii de fax online pe care le-am examinat au enumerat modelul de prețuri pe site-ul lor web, uneori a fost nevoie de săpat suplimentar pentru a afla alte taxe, cum ar fi comisioane de configurare, comisioane pe distanțe lungi și costuri de băut. Asigurați-vă că aflați totul despre costuri, atât publicitate, cât și ascunsă. Chiar dacă compania nu vă solicită să semnați un contract sau un acord pe termen lung, vă va răspunde de toate taxele - inclusiv de cele pe care le suportați în mod involuntar.

4. Solicitați demo-uri gratuite.

Majoritatea furnizorilor de fax online oferă o demonstrație gratuită a produsului sau o perioadă de încercare. Profitați de această ofertă pentru a testa serviciul înainte de a vă înscrie. O demonstrație vă permite să aflați ce serviciu este cel mai ușor de utilizat, deoarece pot exista diferențe vaste între două servicii aparent similare. Nu veți ști care este cel mai bine dacă nu încercați singur.

Raportări suplimentare de către Adam C. Uzialko.

Sunteți gata să alegeți un serviciu de fax online? Iată o defalcare a acoperirii noastre complete:

  • Cele mai bune servicii de fax online 2019
  • Cel mai bun serviciu de fax online pentru întreprinderile mici
  • Cel mai bun serviciu de fax online compatibil cu HIPAA
  • Cel mai bun serviciu de plată prin fax online
  • Cel mai bun serviciu de fax online gratuit
  • Cel mai bun serviciu de fax online de intrare gratuită
  • Cel mai bun serviciu de fax online pentru mai mulți utilizatori