Anonim

Rommel Canlas / Shutterstock

Acordarea unei analize a performanței poate fi o situație inconfortabilă atât pentru angajator, cât și pentru angajat. Vestea bună este că există mai multe sfaturi și trucuri pe care, în calitate de proprietar sau manager de afaceri, le poți adopta pentru a facilita procesul mult mai ușor, chiar dacă trebuie să trimiți feedback negativ unui angajat.

1. Nu livrați un monolog.

Cel mai bun mod de a efectua o revizuire a performanței este de a face conversația, spre deosebire de o prelegere, potrivit Sherry Ailsworth, partener și recrutor executiv la Chameleon Collective.

„Este o ocazie pe două părți de a explora performanțele unui angajat și de a le permite să preia controlul și să ofere informații despre cum să îmbunătățească înaintarea înainte”, a spus Ailsworth. "Chiar și așa, liderii controlează în cele din urmă direcția revizuirii performanței. Este responsabilitatea lor să rămână pe țintă, să acopere fiecare punct, să solicite feedback și să mențină angajatul concentrat pentru o întâlnire productivă."

Ailsworth a recomandat trimiterea agendei către angajat înainte de a se efectua revizuirea performanței și a solicitat acestora să ofere feedback. Făcând acest lucru, le oferiți coproprietatea conversației.

„De asemenea, semnalăm că va exista un echilibru al unor puncte luminoase și al unui loc pentru îmbunătățiri, dar așteptați că amândoi veți învăța ceva din dialog”, a spus Ailsworth.

2. Evitați să începeți cu un negativ, dar nu fiți fals pozitivi.

„Începând cu„ sugestii pentru îmbunătățirea modului în care lucrăm împreună”sună mult mai constructiv decât să spunem:„ Hai să vorbim despre problemele pe care le am cu tine”, a spus Ailsworth.

Ia în considerare aceste exemple:

  • "Apreciez cât de avansat sunteți pentru clienții noștri, ca și momentul în care l-ați adresat domnului Abbott la ABC Construction pentru a-l felicita pentru noul contract de construcție pe care l-a închis. Atât de grijuliu!"
  • "Atenția dvs. la detalii este incredibil de utilă; notele dvs. succinte din raportul de vânzări din februarie au salvat o oră de explicații pentru CFO. Am apreciat eforturile tale."

Oferind acel detaliu suplimentar realizează două lucruri. Unul, fundamentează feedback-ul dvs. într-o situație reală și validează comportamentul angajatului la fel de valoros pentru dvs., precum și pentru companie. În al doilea rând, semnalează angajatului că acordați atenție muncii lor, potrivit Ailsworth.

"Managerii ar trebui să fie direcți, pozitivi, fără măgulire și critici, fără să sune dur", a declarat Wendy DeCampos, specialist în relații cu angajații pentru orașul West Palm Beach, Florida. „Când angajații aud numai pozitivii, pot fi ghidați să creadă că au performanțe mai bune decât așteptările, ceea ce poate duce la creșteri sau promovări de merit preconizate.”

Când există o nepotrivire a percepției, a adăugat DeCampos, aceasta poate duce la dezamăgire și descurajare. Robert Charming, șeful oamenilor de la Kustomer, a fost de acord: "Tonul trebuie să fie adecvat nivelului de performanță. Da, poate fi o conversație grea. Da, poate exista riscul de a pierde acea persoană dacă nu aud ce își doresc. Este mai bine pentru toți cei implicați dacă tonul este potrivit pentru feedback-ul care trebuie transmis. "

3. Evitați presupunerile sau exagerările.

Alegeți cu atenție cuvintele dvs. când criticați performanța sau comportamentul unui angajat. Dacă utilizați un limbaj extrem sau emoțional, există șansa ca angajatul să devină imediat defensiv, avertizat Erik Mott, blogger, consultant și întreprinzător la Creatorbase. Acest lucru împiedică revizuirea performanței.

Peggy Myers, directorul resurselor umane la Levatas, a fost de acord: "Ca manager, nu există niciun motiv să fii defensiv sau emoțional în timpul revizuirii. Aveți un document minuțios cu exemple de performanță. Cea mai bună abordare este să vă pregătiți pentru discuții, exemplele dvs. de performanță, sărbătoriți succesele și să vă concentrați pe domenii pentru dezvoltare. "

Ailsworth a adăugat că suplimentarea criticii cu date dificile scade probabilitatea că veți pierde controlul conversației sau, mai rău, că va exista un afișaj emoțional. Trebuie de asemenea evitate cuvintele „mereu” și „niciodată”, care sunt exemple de cuvinte extreme.

„De exemplu, dacă unul dintre angajații mei nu își îndeplinește cerințele de apeluri zilnice, nu ar fi nepotrivit să spunem:„ Nu vă efectuați niciodată apelurile zilnice”, a spus Mavis Norwich, senior manager al dezvoltării vânzărilor la platforma de mesagerie text de afaceri Zipwhip. "În schimb, aș putea spune:„ Nu veți îndeplini constant cerințele de apeluri zilnice. "

4. Stai pe subiect.

Este ușor pentru conversații să vă orientați într-o direcție diferită de cea planificată. Într-o revizuire a performanței, este crucial ca conversația să rămână la coadă cu ceea ce trebuie realizat.

"În loc să întrebe:„ De ce ești atât de supărat? ", Invită-i să se deschidă întrebând:„ Parcă am lovit o deconectare. S-ar putea să fie pentru că te-am înțeles greșit. Vei vorbi cu mine despre asta?”, A spus Ailsworth. "Prima întrebare îl obligă pe angajat să-și explice supărarea emoțională, ceea ce creează anxietate. A doua întrebare vă obligă să dețineți problema și oferă angajatului un motiv bun pentru a vă deschide. Dacă ascultați, veți învăța amândoi ceva important în răspuns”.

Pregătirea unei agende și împărtășirea acesteia înainte de întâlnirea cu angajatul poate ajuta cu adevărat, a adăugat Charming.

"Stabiliți așteptările când începe ședința că doriți să acoperiți elementele care au fost partajate în ordinea de zi", a spus el. „Dacă se întâmplă o tangență, sunați-o ușor ca subiect care merită dezbătut ulterior și apoi întoarceți conversația pe ordinea de zi. Este pe manager să conducă conversația spre rezultatul pe care încearcă să îl producă. "

Ar putea fi util să anunțați angajatul că, dacă au articole care nu sunt subiecte, acestea vor fi adresate la sfârșitul revizuirii dacă există timp sau pot programa o conversație separată.

„Personal, prefer să o fac la un moment dat”, a spus Myers. „Acesta este timpul care a fost rezervat special pentru a discuta despre performanțele angajatului.”

5. Evitați întrebările închise și compuse.

Este important să rețineți că recenziile de performanță sunt oportunități pentru a vă ghida rapoartele directe. DeCampos și Charming au sugerat să punem următoarele întrebări deschise, care să ofere cele mai bune răspunsuri din partea angajatului:

  • Ce părere aveți despre ce s-a discutat? În ce moduri poate fi transformat într-un plan de acțiune pentru luna / trimestrul / anul viitor?
  • Care sunt gândurile tale cu privire la calea ta de carieră?
  • Care sunt cele trei funcții preferate despre meseria ta?
  • De ce ești pasionat?
  • Cum credeți că sunteți performant din punct de vedere tehnic împotriva rolului dvs.?
  • Ce funcționează? Ce nu este?
  • Crezi că ești acolo unde trebuie să fii tehnic?

"Întrebările pot conduce o conversație", a spus Charming. „Întrebările deschise pot fi mai bune pentru auto-reflecție și pentru a extrage modul în care cineva gândește”. Întrebările încheiate pot ajuta recenzorul să controleze mai îndeaproape o conversație. „Variați aceste întrebări și modul în care sunt încadrate este o abilitate, dar poate fi utilă pentru a conduce o conversație înainte.”

Myers recunoaște că întrebările deschise în timpul unei discuții de recenzie susțin o conversație deschisă. „Împărtășește-ți feedback-ul pe un subiect și întreabă-l pe angajat:„ Cum te simți că ai performat în acest domeniu?”, A spus ea. "De asemenea, fii curios. S-ar putea să înveți noi abilități sau interese cu privire la acel angajat care ar putea modela viitorul cu organizația."

6. Nu vă feriți de feedback-ul dur și de oportunitățile de îmbunătățire.

"Recenziile de performanță sunt o oportunitate de a sta cu un raport direct și de a avea o discuție sinceră, empatică, despre ceea ce merge bine (plusurile) și domeniile de îmbunătățire (deltas)", a declarat Charming.

El a adăugat că este mult mai ușor să oferi feedback pozitiv și să evidențiezi lucruri care merg bine. "Toată lumea adoră să audă cât de grozavi sunt. Este mult mai greu și poate chiar să fie înfricoșător, pentru a oferi o veste mai puțin decât pozitivă. Cu toate acestea, atunci când te ferești de feedback-ul greu, faci individului un serviciu neaccentuând o zonă în care pot continua să crească, ceea ce nu numai că îi împiedică, ci împiedică organizarea mai largă. "

Sfaturi pentru a oferi feedback negativ

1. Evitați surprizele.

Nu ar trebui să existe surprize în recenziile de performanță, a spus Myers, mai ales când vine vorba de feedback-ul negativ. "Revizuirea performanței ar trebui să fie o discuție interactivă. Crearea de zone pentru îmbunătățirea sau performanța pentru prima dată nu este corectă pentru angajat, deoarece este memorializată în registrul de muncă al acestora înainte de a avea șansa de a aborda problemele. și îmbunătățiți. Este de asemenea demotivant pentru angajat să muncească din greu tot anul doar pentru a fi surprins de feedback-ul negativ. "

2. Livrați-l în privat.

De asemenea, este o idee bună să legați critica sau feedback-ul negativ cu un fel de așteptare de performanță și să evitați personalizarea discuției.

"De exemplu, în loc să le spună unui angajat că va primi o informație de intrare după date după prânz, explică-ți că ai observat că rata lor de eroare pentru ultimele două ore ale zilei este cu 40% mai mare decât așteptările", a spus Myers. „Este mult mai ușor să aveți o discuție pozitivă atunci când discutați așteptările versus judecarea”.

3. Aduceți critici constructiv și cu empatie.

Nimanui nu-i place să fie criticat doar de dragul de a fi criticat. Pe partea de flip, nimănui nu îi place să dea critici doar de dragul de a o face. Nu ajută în niciun fel o situație.

"O critică cu elemente clare de acțiune cu privire la modul de a merge cel mai bine poate face o diferență extraordinară în rezultatul unei conversații", a spus Charming. "Înainte de a oferi feedback, gândiți-vă la modul în care va fi primit. Dacă este posibil, legați critica de obiectivele și punctele forte ale persoanei. Acest lucru va oferi valoare conversației, alinând feedback-ul la modul în care dorește să crească."

4. Echilibrați negativul cu pozitivul.

După ce ați transmis angajaților vești proaste despre performanța lor, evidențiați calitățile lor bune. „Indiferent de performanțele unui angajat”, a spus Ailsworth, „liderii ar trebui să fie capabili să [evidențieze] calitățile sau contribuțiile pozitive care merită abordate”.

Știind ce să spun - și ce să nu spun - în timpul unei analize a performanței poate duce la o discuție fructuoasă cu angajatul, ceea ce ar putea duce la o schimbare semnificativă a performanței sau comportamentului unui angajat.